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Teletrabajo : Cómo prepararse para trabajar desde casa en un Trabajo o Negocio

En una variedad de industrias y empleos, más personas que nunca trabajan desde casa , y esta tendencia no muestra indicios de desaceleración.

En 2019, la Oficina del Censo de los Estados Unidos publicó un análisis de los datos de 2005 a 2018 de su Encuesta anual del consumidor estadounidense. Los datos muestran que el número de empleados que regularmente trabajan desde casa ha crecido 173% desde 2005 y que 4.7 millones de empleados ahora trabajan desde casa al menos la mitad del tiempo. Y esa estadística ni siquiera incluye a los autónomos.

Los tipos de ocupaciones e industrias que permiten el teletrabajo abarcan toda la gama, desde informática y matemática hasta comercial y financiera a legal. Y el análisis de la oficina muestra que el 50% de la fuerza laboral de los EE. UU. Tiene un trabajo compatible con al menos arreglos parciales de trabajo desde el hogar.

El análisis también mostró que las empresas ahorrarían un promedio de $ 11,000 por año por cada empleado que permitieran trabajar desde casa al menos a tiempo parcial. Por lo tanto, es el momento adecuado para acercarse a su empleador acerca de agregar al menos un trabajo remoto parcial como beneficio de empleo. Pero no antes de armarse con todo lo que necesita saber sobre el teletrabajo y cómo puede afectar su vida diaria y la de su empleador.

¿Qué es el Teletrabajo?

El término “teletrabajo” significa que un empleado tiene un acuerdo de trabajo flexible en el que no (siempre) viaja a un edificio de oficinas central, campus o lugar de trabajo. En cambio, trabajan desde una oficina en casa u otra ubicación remota. El teletrabajo también se suele llamar “trabajo remoto”.

Algunos trabajadores que teletrabajan lo hacen el 100% del tiempo y nunca viajan a una oficina centralizada. Otros simplemente trabajan remotamente a tiempo parcial uno o más días por semana o mes. El teletrabajo no siempre significa que el empleado trabaja desde casa, aunque eso es común. Pueden trabajar desde cualquier parte del mundo siempre que puedan ser productivos y tengan los recursos adecuados, como una computadora portátil y acceso a Internet de alta velocidad, para hacerlo.

De hecho, otro término ha saltado a la corriente vernácula en la última década: “nómada digital”. Es alguien que usa la tecnología para trabajar y vivir de manera nómada. Los teletrabajadores generalmente viven cerca de su empleador o al menos tienen una dirección permanente. No viajan fuera de casa la mayoría de las veces. Sin embargo, los nómadas digitales cambian de ubicación con frecuencia y viajan alrededor del mundo mientras trabajan.

En términos de necesidades laborales, los nómadas digitales tienen mucho en común con los teletrabajadores. Dicho esto, si vive o planea vivir en la carretera a tiempo completo, consulte también recursos adicionales, como nuestra guía para vivir en un RV a tiempo completo y trabajos remotos que puede hacer desde cualquier parte del mundo.

¿Por qué los empleadores permiten el teletrabajo?

Un estudio de 2019 realizado por un profesor de la Harvard Business School expone lo que muchas empresas han sabido anecdóticamente durante años: permitir que los empleados trabajen de forma remota al menos a tiempo parcial conduce a una mayor productividad en comparación con empresas similares que no permiten el trabajo remoto. En este estudio de empleados de la Oficina de Patentes de EE. UU., Los investigadores descubrieron que la productividad entre los trabajadores remotos aumentó un 4,4%, una ganancia que podría agregar aproximadamente $ 1.3 mil millones anuales a la economía de los EE. UU.

La investigación ha encontrado que permitir a los empleados teletrabajar también aumenta la retención. Según los datos recopilados y mantenidos por Global Workplace Analytics , un sorprendente 95% de los empleadores encuestados piensan que permitir el teletrabajo ha aumentado la retención de los empleados, lo que tiene enormes implicaciones para el ahorro de costos. Publicación de beneficios para empleados Las Noticias de beneficios para empleados informan que, en promedio, al empleador le cuesta el 33% del salario anual de un trabajador reemplazarlos. Para poner esto en perspectiva, eso es $ 15,000 para un empleado que gana un salario anual de $ 45,000. Además, los empleadores encuestados estimaron que el 75% de la rotación de empleados causa que se puedan prevenir.

Por estas razones, cada vez más empleadores están permitiendo que sus empleados trabajen de forma remota o teletrabajan, al menos parte del tiempo.

Lo que los empleados deben saber sobre el Teletrabajo: Ventajas y Desventajas

Trabajar desde casa o en su cafetería local parece un sueño hecho realidad. Sin embargo, como en el trabajo en una oficina, existen ventajas y desventajas.

Pros de Teletrabajo

Las ventajas del trabajo remoto son predecibles pero importantes. Incluyen:

Sin distracciones de los compañeros de trabajo. Probablemente esté familiarizado con esos compañeros de trabajo que tienden a pasar por su oficina para conversar justo cuando está entrando en un ritmo de trabajo. Incluso puede tener un lugar de trabajo tóxico para combatir. Si su colega es bien intencionado o grosero, sigue siendo una distracción. El teletrabajo le permite escapar del alboroto de la oficina y concentrarse en el trabajo en cuestión, aumentando su productividad y probablemente creando menos dolores de cabeza.
No conmutar. Los datos de la Oficina del Censo de la Encuesta de la Comunidad Estadounidense de 2018 muestran que los estadounidenses pasan un promedio de 27.1 minutos viajando diariamente en cada sentido, por un total de más de 200 horas, casi nueve días totales cada año. A algunas personas les gusta su viaje, o al menos saben cómo maximizar el tiempo de viaje , pero no hay duda de que el teletrabajo le ahorra mucho tiempo, dinero de gasolina y el desgaste de su automóvil.
Flexibilidad. Quizás le guste hacer ejercicio a la hora del almuerzo en lugar de antes o después del trabajo. Tal vez desee poder tirar una carga de ropa en la secadora o descargar el lavavajillas mientras escucha una llamada de conferencia. No hay duda de que el teletrabajo le brinda la flexibilidad para lograr todo, desde diligencias personales rápidas hasta tareas semanales de limpieza doméstica en los descansos cortos que a menudo ocurren durante el día.

Contras de Teletrabajo

No todos los inconvenientes del teletrabajo son un problema para todos. Sin embargo, vale la pena saber a qué se puede enfrentar mientras se prepara para la transición al trabajo remoto o busca una oportunidad de teletrabajo.

Aislamiento y soledad. Si bien trabajar en una oficina a veces puede brindar demasiadas oportunidades para distraerse, la otra cara es que trabajar desde casa puede ofrecer muy poca interacción social. Según el informe Buffer’s State of Remote Work 2018 , la mayor lucha que identificaron los trabajadores remotos fue la soledad.
Comunicación. A pesar de la proliferación de formas de mantenerse conectado con la tecnología, la comunicación con compañeros de trabajo y supervisores puede ser un desafío para los teletrabajadores. Si no está en la oficina con personas, puede ser difícil tener el tipo de interacciones casuales que crean relaciones comerciales . La lluvia de ideas mediante una conferencia telefónica y la celebración de reuniones de equipo a través del video también puede llevar un tiempo acostumbrarse, especialmente si no está familiarizado con la tecnología disponible. Colaborar y comunicarse de forma remota fue el segundo problema más comúnmente reportado entre los encuestados del Informe Buffer.
Oportunidades perdidas. Además de sentirse solo y tener que trabajar más duro para mantenerse en contacto con sus colegas, algunas personas que teletrabajan son víctimas de un problema “fuera de la vista, fuera de la mente” cuando se trata de promociones, oportunidades para trabajar en proyectos de ciruela, y desarrollo profesional de empleados. Incluso si las personas que toman estas decisiones no tienen la intención de aislar y congelar a los teletrabajadores, aún puede suceder.
Demasiada autonomía. La mayoría de nosotros necesitamos cierta medida de autonomía para hacer bien nuestro trabajo. Sin embargo, el trabajo remoto puede venir con demasiado. Cuando no hay un jefe u oficina a la que acudir, usted es el responsable de mantenerlo motivado, y es fácil caer en la trampa de trabajar durante el tiempo en familia (o realizar tareas personales durante el tiempo de trabajo). Obtener soporte de otros departamentos, como TI o servicios de limpieza, también se vuelve más difícil o incluso imposible.

Teletrabajo

Cosas que hacer para prepararse para el teletrabajo

Una vez que haya trabajado con todos los beneficios y desventajas y haya considerado cómo puede equilibrar el trabajo de forma remota, también hay problemas logísticos a considerar. Desde su espacio de trabajo físico hasta la gestión de su flujo de trabajo, hay algunas cosas que debe hacer antes de abandonar la oficina.

Necesidades físicas

Muchos de nosotros tenemos experiencia trabajando en computadoras portátiles, y podemos conectarnos a Wi-Fi o puntos de acceso móvil desde cualquier lugar con facilidad. Sin embargo, aún es necesario pensar en todas las necesidades físicas del teletrabajo. Planificar con anticipación puede ayudar a minimizar el estrés de sus nuevas circunstancias y reducir la cantidad de distracciones y crisis innecesarias.

1. Espacio

Trabajar desde casa requiere un espacio dedicado que esté separado del resto de las actividades que realiza en casa, como cocinar, pasar el rato con su familia y relajarse. Incluso si no tiene los pies cuadrados para dedicar una habitación completa a una oficina en casa, descubra cómo hacer un espacio que se comunique con usted y con el resto de su familia, que mientras esté allí, esté en trabajo. Puede ser cualquier cosa, desde un armario transformado hasta una esquina de la sala de estar que tiene un escritorio, una silla y un monitor de computadora. Sea lo que sea, dejar de lado el espacio ayuda a evitar que borre las líneas entre el trabajo y la vida y mantener un buen equilibrio entre la vida laboral y personal.

No gaste demasiado tratando de crear una gran oficina que se parezca a la que está en el trabajo. Hay muchas maneras de equipar su oficina en casa con un presupuesto .

Si trabajar desde su oficina en el hogar a tiempo completo no es el adecuado para usted, muchas compañías ofrecen espacios de trabajo flexibles para trabajadores independientes, trabajadores remotos y nuevas empresas para alquilar un escritorio, cubículo o espacio de oficina general en un edificio más grande. A menudo llamados espacios de trabajo compartido, son ideales para aquellos que buscan escapar del aislamiento del trabajo desde casa o que necesitan más recursos de los que puede proporcionar una cafetería.

Según Coworking Resources, las mayores cadenas de trabajo conjunto en los EE.UU. a principios del 2020 incluían WeWork , ImpactHub y Serendipity Labs. Y de acuerdo con Upsuite del mercado de trabajo conjunto , si bien los costos varían según su ubicación y necesidades, el costo mensual promedio de los espacios de trabajo compartido en 15 mercados principales de EE. UU. Era de entre $ 335 (Houston) y $ 675 (Ciudad de Nueva York) al comienzo de 2020.

2. Acceso a Internet de alta velocidad

No hay forma de evitarlo. Necesita acceso a Internet de alta velocidad para teletrabajar. Si aún no tiene una conexión de alta velocidad en casa, es hora de actualizar. Robar el Wi-Fi de su vecino o confiar en un punto de acceso móvil a través de su teléfono celular no lo cortará. Siga estos trucos para ahorrar dinero en Internet de alta velocidad .

Dado que una conexión a Internet es una necesidad para los teletrabajadores, es posible que pueda deducir parte del costo de su factura mensual en sus impuestos si detalla y solo reclama la parte de su factura que es proporcional a su uso relacionado con el trabajo. Un profesional de impuestos puede ayudarlo a calcular esa cantidad.

3. Tecnología

Asegúrese de tener toda la tecnología que necesita para teletrabajar con éxito. Además de una computadora, es posible que también necesite un teléfono celular (consulte Xfinity Mobile ), un monitor de computadora externo y altavoces de alta calidad y un micrófono o auriculares para realizar llamadas de conferencia y video.

Si su empleador planea proporcionar una computadora, trabaje con su departamento de TI para configurar todo y solucionar cualquier problema antes de salir de la oficina. Una vez que está trabajando de forma remota, no puede simplemente llamar a TI para que se presente cuando algo sale mal. Así que asegúrese de tener un protocolo para obtener soporte técnico una vez que esté trabajando de forma remota.

TI también puede guiarlo a través de los procedimientos para hacer una copia de seguridad de sus archivos o trabajar en un servidor externo y configurar medidas de seguridad como la autenticación de dos factores. Si hay sitios web o software que requieren un inicio de sesión seguro si está fuera del sitio, asegúrese de tenerlos configurados con anticipación también.

4. Suministros varios

Más allá del hardware y el software, puede haber otros suministros que necesita para trabajar desde su casa. Por ejemplo, si necesita enviar algo o enviar productos o materiales a un cliente, ¿cómo va a manejar ese recado y gasto? ¿Tiene un alijo de suministros de oficina y papel de impresora? Piense si necesita una impresora, un escáner y una copiadora o si puede dejar de usar papel . ¿Quién es responsable de pagar estos gastos: usted o su empresa? ¿Te reembolsarán o tienes una tarjeta de empresa?

Asegurarse de tener un plan por escrito para varios imprevistos ayuda a que la transición al trabajo remoto sea mucho más fácil.

Consideraciones emocionales
Una vez que haya configurado su espacio de trabajo físico, es hora de centrar su atención en las consideraciones emocionales del teletrabajo. Si bien muchos solo piensan en los aspectos positivos de trabajar de forma remota, como omitir un largo viaje diario a favor de escribir correos electrónicos desde su sofá, es vital que no ignore las diferencias psicológicas y emocionales.

5. Soledad

Los sentimientos de aislamiento y soledad son los problemas más comunes que las personas tienen con el teletrabajo. Ten un plan para combatirlos.

Incluso si te gusta sentarte en tu oficina en el trabajo mientras sigues un proyecto en silencio, probablemente estés acostumbrado a escuchar a otras personas cercanas y ver a tus compañeros de trabajo cuando te alejas de tu escritorio. Sabiendo que no tendrás estos encuentros casuales en casa, piensa en cómo puedes incorporarlos a tu rutina diaria.

Para algunos, eso es tan simple como hacer planes para el almuerzo unos días a la semana o trabajar desde una cafetería o la biblioteca pública en lugar de hacerlo en casa. Incluso puede hacer mandados en la hora del almuerzo para que salga de la casa y vea a otras personas durante el día.

6. Estableciendo límites

Otra queja común de los trabajadores remotos es la lucha por imponer límites separados entre el hogar y el trabajo. Puede ser difícil apagar su cerebro al final del día y dejar de trabajar. Hay varias formas de combatir este problema, como:

Dejar de trabajar a una hora específica todos los días como lo haría al trabajar en una oficina
Apagar físicamente su computadora o cerrar la puerta de su oficina en casa
Diciéndose en voz alta a sí mismo: “Es hora de dejar de fumar” o “Ya terminé el trabajo del día”, para ayudar a darse esa separación mental.
Ponerse ropa de trabajo todas las mañanas y luego ponerse un atuendo de ocio cuando termine la jornada laboral.
Y si eres padre, trabajar desde casa cuando tienes hijos, requiere algunas tácticas adicionales. Averigua qué funciona para ti y cúmplelo.

7. Distracciones

Al igual que hay distracciones en una oficina, hay distracciones cuando se trabaja en casa . Probablemente solo sean diferentes tipos de distracciones: su refrigerador, un niño necesitado o la tentación de realizar algunas tareas domésticas cuando debería estar trabajando. Asegúrese de no caer presa de todas las distracciones que conlleva trabajar desde casa. Una barrera física como una puerta de la oficina que puede cerrar o una partición de la habitación puede ayudar a indicar que está trabajando en lugar de estar listo para jugar o hacer mandados.

8. Motivación

Para teletrabajar con éxito, es esencial tener una reserva de automotivación. Debe tener el disco interno para trabajar, incluso cuando prefiere tomar una siesta o mirar televisión.

Para mantenerse motivado, identifique lo que lo impulsa y concéntrese en eso cuando sienta la necesidad de relajarse. Si su familia depende de su cheque de pago, coloque una foto de ellos en un marco en algún lugar donde pueda verlo como una forma de recordarse a sí mismo para qué está involucrado. Si está buscando pagar sus préstamos estudiantiles , pegue una nota adhesiva con su saldo pendiente en el monitor de su computadora. Lo que sea que lo motive, mantenga esos recordatorios al frente y al centro para ayudarlo a mantenerse concentrado en la tarea.

9. Responsabilidad

No quieres que tus compañeros de trabajo y tu jefe piensen que te estás relajando solo porque no pueden verte. Una de las mejores maneras de contrarrestar este problema de manera proactiva es establecer un sistema de responsabilidad. Las aplicaciones de administración de tareas como Airtable le permiten a su jefe y compañeros de trabajo realizar un seguimiento de su progreso en los proyectos, y una aplicación de seguimiento de tiempo como Toggl puede ayudarlo a ver exactamente en qué está gastando su tiempo y priorizar sus tareas.

Si prefiere ir por la ruta de baja tecnología, simplemente enviar un correo electrónico a su equipo con algunos puntos que describan lo que ha hecho cada semana podría ser el truco. Cualquiera sea la estrategia que elija, una buena comunicación es fundamental para la rendición de cuentas.

10. Colaboración

Estar fuera de la vista ya no significa que debe estar fuera de la mente de las personas con las que trabaja y colabora regularmente.

Si desea una manera fácil de comunicarse casualmente con sus compañeros de trabajo, puede usar una aplicación gratuita como Slack o Flowdock . Si está buscando un video chat, Zoom puede ayudarlo. Si solo necesita mantener a todos en la misma página virtualmente, Trello es una buena opción. Mire todo el software de colaboración gratuito que existe y descubra qué funciona mejor para usted y sus colegas.

11. Impuestos

Sus impuestos pueden volverse más complicados una vez que esté teletrabajando, pero algunos trabajadores remotos califican para una deducción de impuestos de la oficina en casa .

Desafortunadamente, solo los teletrabajadores que trabajan por cuenta propia actualmente pueden reclamar la deducción de la oficina en casa. La Ley de Reducción de Impuestos y Empleos de 2017 eliminó la mayoría de las deducciones detalladas misceláneas, que es donde los empleados pueden tomar la deducción de la oficina en casa. Si es propietario de una pequeña empresa o trabaja como contratista independiente o profesional independiente, asegúrese de comprender cómo funciona la deducción de la oficina en el hogar para cumplir con las regulaciones del IRS.

Tenga en cuenta que si está trabajando de forma remota porque se mudó y ahora se encuentra en una ciudad o estado diferente al de su empleador, aclare sus asignaciones de retención antes del 15 de abril. Si su nuevo estado de origen tiene un tramo de impuesto sobre la renta estatal más alto o más bajo, es posible que deba ajustar su retención de impuestos sobre la renta estatal para reflejar eso.

Además, este es un buen momento para consultar a un profesional de impuestos certificado para que le asesore sobre cómo sus nuevas circunstancias afectan sus impuestos.

Otra logística

Además de los preparativos físicos y emocionales para trabajar desde casa, hay algunas cosas más en las que pensar antes de dar el paso.

12. Desarrollo profesional y oportunidades de trabajo en red

Incluso cuando trabaja de forma remota, es vital para sus perspectivas profesionales que aproveche el desarrollo profesional y las oportunidades de establecer contactos. Sin embargo, a veces es más difícil encontrar estas oportunidades cuando no estás en la oficina para escuchar sobre conferencias o happy hours de redes.

Para mantenerse al tanto, sea proactivo. Regístrese para recibir listas de correo y boletines informativos, y ponga recordatorios en su calendario para comunicarse con sus colegas para que no pierda estas oportunidades cuando aparecen.

13. Establecimiento de registros regulares

A medida que desarrolle su plan de trabajo remoto, recuerde realizar controles regulares con su empleador, ya sea una llamada telefónica semanal con su jefe, un almuerzo mensual con sus compañeros de trabajo, una visita trimestral a la sede por un día de reuniones, o las tres.

No los dejes abiertos. Hágalos regulares, programados y medibles. Tenerlos en el calendario de todos ayuda a gestionar las expectativas y a asegurarse de que todos estén en la misma página. Si encuentra que ha programado más de lo que necesita, puede hacer ajustes.

Palabras finales

El teletrabajo está lleno de beneficios tanto para empleadores como para empleados. Puede evitar costos costosos de traslado, hacer más cosas y pasar más tiempo con su familia. Una vez que haya sopesado las ventajas y desventajas del teletrabajo y esté preparado física y mentalmente, puede dar el paso con confianza y trabajar desde casa.

¿Su empleador ofrece teletrabajo como una opción? ¿Qué harías con el tiempo y el dinero extra?

Publicado originalmente en Money Crashers .com

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