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¿Qué es un Sistema de Punto de Venta POS?

El Sistema de Punto de Venta (POS) es el lugar donde su cliente ejecuta el pago de bienes o servicios comprados a su empresa. Es el componente central de su negocio. El centro donde todo se fusiona.

Yamarie Grullon, gerente de estrategia de contenido en el proveedor de POS ShopKeep, explica:

“Un sistema de punto de venta es una combinación de software y hardware que permite a los comerciantes realizar transacciones y simplificar las operaciones comerciales clave del día a día”. Yamarie Grullon, gerente de estrategia de contenido en ShopKeep

Este artículo examina los componentes de hardware y software de los sistemas POS. Examinaremos las capacidades clave y los beneficios que aportan y resaltaremos las consideraciones críticas para seleccionar un nuevo sistema POS.

  • Componentes de software y hardware de los sistemas de POS
  • Beneficios y capacidades indispensables de los sistemas de POS
  • Elegir el mejor sistema de POS para su negocio
  • Componentes de software y hardware de sistemas POS

Cuando observamos los componentes de los sistemas POS, primero es importante entender las opciones de software disponibles y lo que cada una requiere.

Componentes de software de un Sistema de Punto de Venta POS

Hay dos métodos comunes de implementación de software:

  • En las instalaciones: un modelo de software tradicional. Compre una o más licencias por adelantado para el software e instálelas en su sistema o servidores informáticos. Usted está a cargo de actualizar y mantener el software, que puede requerir personal de TI dedicado para organizaciones más grandes.
  • Basado en la nube: también conocido como soluciones POS de software como servicio (SaaS). Usted accede y soporta el sistema a través de internet. No se preocupe, si su internet se cae, la mayoría de los sistemas rastrean las ventas y las sincronizan una vez que vuelva a estar en línea.

Hablamos con Marylise Tauzia, Directora Senior de Mercadotecnia de Revel POS System, para conocer consideraciones importantes al navegar por los matices del software POS:

“La flexibilidad es clave. Asegúrese de que su proveedor de POS trabaje con el procesador de pagos / pasarela de su elección, para que pueda controlar los costos “.  Marylse Tauzia, directora senior de marketing de Revel POS System.

Continúa señalando que las PYMES deben verificar que su POS se integre con las aplicaciones comerciales existentes para garantizar que no haya interrupciones tecnológicas.

Componentes de Hardware Crucial para Sistema de Punto de Venta POS

Independientemente del método de implementación de software elegido, el hardware es el mismo. Grullon dice que los siguientes componentes de hardware son cruciales para admitir el software POS:

  • Pantalla de registro: Monitor estándar que muestra la base de datos del producto. Habilita otras funciones, como el registro de los empleados y la visualización de informes de ventas. Las tabletas, especialmente las iPads, son populares para reemplazar monitores más voluminosos.
  • Escáner de código de barras: Automatiza el proceso de compra. Los códigos de barras de escaneo extraen la información del producto y la agregan al total de la caja. Los códigos de barras, cuando se escanean, también pueden integrarse con los sistemas de gestión de inventario para ajustar automáticamente los niveles de stock.
  • Lector de tarjetas de crédito: Los lectores de tarjetas de crédito seguros y compatibles con EMV son extremadamente importantes para los minoristas ya que el estándar de pago de EMV se implementó en 2015, y los minoristas que no cumplen con los requisitos enfrentan pérdidas potencialmente enormes debido a la responsabilidad del fraude.
  • Impresora de recibos: Los recibos de correo electrónico y de texto están ganando popularidad, pero los recibos en papel siguen siendo importantes para proporcionar a los clientes una instantánea rápida de su compra. Puede imprimir los totales de ventas de los empleados, las horas y otra información.
  • Cajón de dinero: Puede desaparecer en los próximos años, pero el efectivo sigue siendo el rey. Y mientras sea, necesita un lugar seguro para almacenar efectivo para transacciones. Además, no hay tarifas de tarjetas de crédito vinculadas a la aceptación de efectivo.

Los comerciantes minoristas se benefician enormemente de la automatización y la organización que ofrecen los sistemas de hardware y software POS. Sin embargo, también es importante comprender cómo estos componentes trabajan juntos para ayudarlo a superar ciertos puntos dolorosos.

Beneficios y capacidades que deben tener los sistemas POS

Grullon señala que los sistemas POS simplifican las operaciones comerciales cruciales:

“Los sistemas POS modernos hacen más que ofrecer flexibilidad al procesar transacciones diarias”, dice Grullon. “Mejoran las posibilidades de éxito de un comerciante al proporcionarles herramientas para agilizar los procesos de negocios”.

Muchos de estos procesos vitales serían demasiado tediosos y exhaustivos de recursos para completar sin el soporte de un moderno sistema POS. ¿Pero exactamente qué características debes buscar?

Un análisis de las consultas gratuitas de Software Advice con los compradores de software POS identificó varias capacidades imprescindibles que los compradores buscan en los nuevos sistemas POS. Éstos incluyen:

Qué características de software debe tener un POS

Incluso con todos los beneficios, nuestro análisis encontró que el 64% de los minoristas de una sola tienda no están usando un sistema POS. Estos comerciantes están utilizando una combinación de métodos manuales, cajas registradoras y, en algunos casos, QuickBooks o Excel para contabilidad.

Tauzia de Revel POS sugiere por qué los minoristas dudan en adoptar nuevos sistemas POS:

“Implementar nuevas tecnologías puede ser aterrador y abrumador. Como el POS es el sistema nervioso central de una empresa, podría ser intimidante pensar en reemplazarlo. Es por eso que muchos minoristas aún no han hecho el cambio “.

Tauzia también destaca las consecuencias potencialmente negativas que enfrentan estos minoristas:

“Corren el riesgo de ralentizar sus operaciones y perder datos críticos que podrían ayudarles a hacer crecer su negocio más rápido. Tener información clave sobre sus clientes, su nivel de inventario y cuándo deben pedir más suministros son ejemplos de información que proporciona un punto de venta “.

Cómo elegir el mejor sistema de POS para su negocio

Ahora que sabe todo lo que necesita saber sobre sistemas POS, ¿cuál es su próximo paso? Si está eligiendo un sistema POS por primera vez, Grullon lo alienta a que prepare preguntas significativas que obliguen a los proveedores a darle respuestas definitivas:

“Es importante tener en cuenta la facilidad de uso, la flexibilidad en los precios, la información práctica que proporciona el sistema, la seguridad de los datos, la durabilidad del hardware y la calidad del servicio al cliente”.

Grullon recomienda preguntar:

  • ¿La funcionalidad del sistema se adapta a las necesidades específicas de su negocio?
  • ¿Cuánto cuesta realmente el software ?
  • ¿Es su única opción para firmar un contrato?
  • ¿Hay tarifas ocultas?
  • ¿Es propietario algún hardware?

Tauzia ofrece consejos adicionales para seleccionar el mejor sistema de POS para su tienda:

“Haga una lista de elementos imprescindibles y luego hable con los dueños de negocios que operan en un espacio similar sobre sus experiencias. Luego comience a buscar soluciones y asegúrese de que los proveedores cubran los puntos clave importantes para su negocio, al mismo tiempo que ofrecen una solución segura, fácil de usar, fácil de mantener y moderna “.

Próximos pasos para implementar un Sistema de Punto de Venta POS

  • Echa un vistazo a los sistemas de puntos de venta minoristas más populares.
  • Completar un cuestionario de software al por menor. El mercado de POS es intimidante, especialmente para los compradores por primera vez. Este cuestionario rápido le ayudará a reducir sus opciones de POS.
  • Lee los comentarios de comerciantes como tú. Una vez que tenga una lista de posibles sistemas POS, las reseñas de usuarios reales son importantes, porque proporcionan información valiosa que simplemente no puede obtener en ningún otro lugar.

Escrito originalmente por Justin Guinn para Software Advice .com

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