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¿Qué es un Proceso de Negocio y donde se incorpora el Software BPM?

Un proceso de negocio es una serie de pasos realizados por un grupo de partes interesadas para lograr un objetivo concreto. Cada paso en un proceso de negocio denota una tarea que se asigna a un participante. Es el bloque de construcción fundamental para varias ideas relacionadas, como la Gestión de Procesos de Negocio, Automatización de Procesos, etc.

¿Qué es un Proceso de Negocio y donde se incorpora el Software BPM?

Si bien hay un diluvio de cosas escritas y dichas sobre la gestión de procesos de negocios , a veces es difícil pensar en ellas en términos abstractos y concretos.

La importancia de los procesos comerciales

La necesidad y las ventajas de un proceso empresarial son bastante evidentes en las grandes organizaciones. Un proceso forma la línea de vida para cualquier negocio y lo ayuda a optimizar las actividades individuales, asegurando que los recursos se utilicen de manera óptima.

Algunas de las razones clave para tener procesos comerciales bien definidos son:

  • Identifique qué tareas son importantes para sus objetivos comerciales más grandes
  • Mejorar la eficiencia
  • Agilizar la comunicación entre personas / funciones / departamentos
  • Establecer aprobaciones para garantizar la rendición de cuentas y un uso óptimo de los recursos
  • Evitar que el caos se arrastre en sus operaciones diarias
  • Estandarizar un conjunto de procedimientos para completar tareas que realmente son importantes para su negocio

Los 7 pasos del proceso empresarial

  1. Define tus objetivos
  2. Planifica y mapea tu proceso
  3. Establecer acciones y asignar partes interesadas
  4. Probar el proceso
  5. Implementar el proceso
  6. Monitorear los resultados
  7. Repetir

Paso 1: define tus objetivos

¿Cuál es el propósito del proceso? ¿Por qué fue creado? ¿Cómo sabrá si tiene éxito?

Paso 2: planifique y mapee su proceso

¿Cuáles son las estrategias necesarias para lograr los objetivos? Esta es la hoja de ruta amplia para el proceso.

Paso 3: Establecer acciones y asignar partes interesadas

Identifique las tareas individuales que deben realizar sus equipos y máquinas para ejecutar el plan.

Paso 4: prueba el proceso

Ejecute el proceso a pequeña escala para ver cómo funciona. Observe las lagunas y realice ajustes.

Paso 5: Implemente el proceso

Comience a ejecutar el proceso en un entorno en vivo. Comunicar y capacitar adecuadamente a todos los interesados.

Paso 6: supervisar los resultados

Revise el proceso y analice sus patrones. Documentar el historial del proceso.

Paso 7: repita

Si el proceso es capaz de alcanzar los objetivos establecidos, repítalo para futuros procesos.

Un ejemplo de un proceso de negocio.

Como ejemplo, consideremos el proceso de marketing de contenido. Lo encontrará en todos los departamentos de marketing. El problema es que puede ser bastante agitado y caótico a menos que conozca el proceso. Habrá escritores, diseñadores, expertos en SEO y diseñadores web, todos trabajando juntos para crear una sola pieza de contenido.

Naturalmente, esto implica muchos pasos y comunicación.

Aunque esto puede variar de una organización a otra, un flujo de trabajo simple podría verse así:

  • El escritor de contenido recibe el resumen y escribe un primer borrador.
  • El borrador es revisado por un editor y devuelto para cualquier corrección
  • El diseñador toma el contenido y agrega cualquier infografía o imagen.
  • El experto en SEO revisa el artículo para asegurarse de que las palabras clave sean correctas
  • Se publica el artículo y comienza la promoción.

¿Cuáles son los atributos esenciales de un proceso de negocio ideal?

Hay 4 atributos esenciales que constituyen un proceso de negocio ideal:

  1. Finito : un buen proceso empresarial tiene un punto de partida y un punto final bien definidos. También tiene un número finito de pasos.
  2. Repetible : un buen proceso de negocio puede ejecutarse un número indefinido de veces.
  3. Crea valor : en última instancia, tiene como objetivo traducir la creación de valor en tareas ejecutables y no tiene ningún paso en el proceso por el simple hecho de hacerlo. En otras palabras, si algún paso en el proceso no agrega valor, no debería existir.
  4. Flexibilidad : tiene una naturaleza incorporada para ser flexible al cambio y no es rígido. Cuando se identifica algún margen de mejora, el proceso permite que el cambio se absorba dentro de sí mismo sin afectar operativamente a sus partes interesadas.

Un flujo de proceso de negocio es una representación del proceso que está creando. Por lo general, se parece a un formulario o diagrama de flujo. Cada flujo de proceso de negocio se compone de etapas, y dentro de cada etapa, hay campos (o pasos) para completar.

¿Cuáles son algunos de los términos relacionados con el proceso empresarial?

Business Process Automation es una estrategia impulsada por la tecnología para automatizar un proceso comercial con el fin de lograrlo con un costo mínimo y en un tiempo más corto. Es extremadamente útil para procesos comerciales simples y complejos. Algunas áreas donde la automatización de procesos de negocio es de gran ayuda son:

  • Logrando una mayor eficiencia
  • Reduciendo el error humano
  • Adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio.
  • Aclarar las funciones y responsabilidades del trabajo.

BPM es un enfoque sistemático para hacer que los procesos de una organización sean más eficientes y dinámicos para satisfacer las necesidades cambiantes de los negocios. La mejora continua es una de las filosofías subyacentes fundamentales de BPM y su objetivo es colocarla en el centro de todas las iniciativas de BPM. BPM es un enfoque continuo para mejorar continuamente la ejecución de los procesos comerciales. Varias soluciones de software en la nube y en las instalaciones están disponibles para implementar BPM.

Business Process Modeling es una representación esquemática / estructural del flujo de actividades comerciales en una organización o función dentro de una organización. Su uso principal es documentar y basar el flujo actual de actividades para identificar mejoras y mejoras para el cumplimiento rápido de las tareas. Por lo general, siguen un estándar como la notación de modelado de procesos comerciales (BPMN), que es un estándar aceptado a nivel mundial con el que la mayoría de los profesionales de procesos se identifican fácilmente. Sin embargo, el software de modelado de procesos como Kissflow permite incluso a un usuario comercial modelar un proceso basado en pasos comerciales, sin tener que conocer ninguna notación de modelado.

Business Process Improvement es una iniciativa de planificación estratégica que tiene como objetivo remodelar los procesos comerciales en función de las operaciones, los niveles de complejidad, las habilidades de los empleados, etc. para hacer que todo el proceso sea más significativo, eficiente y contribuya al crecimiento general del negocio. Es una forma bastante drástica de redescubrir formas más eficientes de ejecutar un proceso comercial en lugar de tomar pequeños pasos incrementales. Por lo general, comienza con el mapeo de procesos y su objetivo principal es alinear los recursos de TI con los objetivos empresariales de la organización. Hay muchas herramientas de mejora de procesos en el mercado que lo ayudarán con esto.

La reingeniería de procesos comerciales es un rediseño completo de los procesos comerciales después de un análisis exhaustivo para generar un impacto drástico. Implica identificar el núcleo de la ineficiencia, eliminar tareas que no agregan ningún valor e incluso implementar un cambio de arriba a abajo en la forma en que se diseña un proceso para lograr una transformación general.

La optimización de procesos comerciales toma un proceso existente y utiliza herramientas de análisis y minería de procesos comerciales para eliminar cuellos de botella y otras ineficiencias significativas en un proceso.

El mapeo de procesos de negocios es un procedimiento para documentar, aclarar y dividir las secuencias de procesos en pasos lógicos. La asignación se realiza en formato escrito o se visualiza mediante diagramas de flujo. Elija un software de mapeo de procesos que permita a los usuarios comerciales mapear todos los procesos basados ​​en pasos lógicos con una interfaz visual intuitiva.

El análisis de procesos comerciales es el proceso de identificar los requisitos comerciales y decidir las soluciones que mejor resuelven los problemas comerciales. Esto puede consistir en la mejora de procesos, desarrollo de políticas, cambio organizacional o planificación estratégica.

La integración de procesos de negocio es la capacidad de definir un modelo de proceso que define la secuencia, la jerarquía, los eventos y la lógica de ejecución y el movimiento de información entre sistemas que residen en la misma empresa.

Business Process Simulation es una herramienta para el análisis de procesos comerciales para medir el rendimiento, probar el diseño del proceso, identificar cuellos de botella, probar cambios y encontrar cómo funciona un proceso en diferentes condiciones ambientales con diferentes conjuntos de datos.

La transformación del proceso empresarial es un término que significa cambiar radicalmente una serie de acciones necesarias para cumplir un objetivo comercial específico. Esto tiene como objetivo garantizar que los empleados, los objetivos, los procesos y las tecnologías de una empresa estén todos alineados entre sí.

Business Process Monitoring es el monitoreo activo de procesos y actividades para ayudar a la gerencia a obtener información sobre transacciones y procesos importantes dentro de una empresa. Esto ayuda a la gerencia a comprender cómo funcionan sus procesos y si están alineados con los objetivos comerciales de la empresa.

Beneficios del uso de software de procesos comerciales

Las soluciones BPM están diseñadas de manera única para aumentar la eficiencia de los procesos en empresas y organizaciones verticales. Implementarlos trae una serie de beneficios comerciales, tales como:

  • Reducción de riesgos

El software BPM ayuda a prevenir y corregir errores y cuellos de botella, minimizando así los riesgos.

  • Eliminación de despidos.

Los procesos de monitoreo permiten la identificación y eliminación de tareas duplicadas. La implementación del software BPM también mejora la asignación de recursos para garantizar que el esfuerzo humano se invierta solo en tareas relevantes.

  • Costos minimizados

La visibilidad mejorada de los procesos ayuda a concentrarse en el gasto innecesario. De esta manera, los costos se reducen al mínimo y se aumentan los ahorros.

  • Colaboración mejorada

La transparencia fomentada por el software BPM aumenta la colaboración entre los equipos internos, así como con los proveedores y compradores externos. Todos conocen las responsabilidades, así como los plazos y los cuellos de botella.

  • Agilidad

Los procesos optimizados permiten una mayor agilidad en las operaciones organizacionales.Los errores minimizados, los cuellos de botella y la duplicación facilitan tiempos de respuesta más rápidos.

  • Productividad mejorada

Cuando los procesos tienen forma de barco, las aprobaciones son más rápidas y la recuperación de información es más fácil. Las tareas se enrutan secuencialmente sin intervención humana. Estos beneficios aumentan significativamente la productividad de los equipos.

  • Mayor eficiencia

Los paneles completos del software BPM proporcionan una vista panorámica del rendimiento del proceso. Ayuda a los gerentes a garantizar que los tiempos de respuesta sean cortos y que los niveles de precisión sean altos.

  • Mayor conformidad

Con el software BPM, es más fácil y más metódico crear pistas de auditoría y cumplir con las regulaciones y estándares de la industria.

Publicado originalmente en kissflow.com .

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