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Lo que las empresas pueden conseguir con el conjunto completo de herramientas de automatización de procesos de Microsoft

Cuando se examina la composición de un día de trabajo típico, muchas empresas basadas en la oficina probablemente descubran una verdad incómoda: que gran parte de su tiempo se desperdicia en procesos obsoletos y tareas innecesarias.

Lo que las empresas pueden conseguir con el conjunto completo de herramientas de automatización de procesos de Microsoft

Esta noción se ve corroborada por un estudio global llevado a cabo por OnePoll, que descubrió que, de media, el 26% del día de un empleado se desperdicia en tareas administrativas evitables o en formas de trabajo anticuadas, y que casi la mitad de los encuestados [44%] clasifican la tecnología de oficina de su empresa como «lamentablemente anticuada».

A pesar de este sombrío panorama, en los últimos años se ha producido un mayor cambio hacia la automatización de procesos mediante el uso de la tecnología. Por ejemplo, Microsoft Teams Approvals, que se lanzó a principios de 2021, ya ha ayudado a innumerables empresas a recopilar, procesar y almacenar todas las solicitudes relacionadas con la aprobación en un solo lugar.

No sólo ha permitido a las empresas enviar, recibir y revisar solicitudes de forma mucho más rápida y sencilla, sino también agilizar los procesos impulsando la colaboración y la eficiencia de los equipos.

Aunque Approvals es ciertamente beneficioso para las empresas, aquellas que no exploran el conjunto completo de herramientas de automatización de Microsoft se están perdiendo el panorama general, ya que las formas potenciales en que las organizaciones pueden impulsar la eficiencia y la productividad a través de una mayor automatización son aparentemente interminables.

Automatización de documentos

Una función interesante dentro de Power Automate que muchas empresas pueden desconocer es la capacidad de generar automáticamente una amplia variedad de documentos con fórmulas, como presupuestos, contratos, correos electrónicos e informes, con el simple clic de un botón.

Los usuarios pueden diseñar sus propios documentos sin necesidad de código en Microsoft Word, Excel y PowerPoint, y así ahorrar mucho tiempo, que de otro modo podría dedicarse a otras tareas más importantes.

Además, el uso de la automatización de documentos elimina la necesidad de copiar y pegar grandes extensiones de un documento antiguo para utilizarlas en uno nuevo similar, lo que puede dar lugar a que se incluyan datos erróneos o se envíen al destinatario incorrecto.

Al eliminar este riesgo, las organizaciones pueden ahorrar tiempo a través de la automatización y ser mucho más fluidas en su funcionamiento.

Aprovisionamiento de usuarios

Otra herramienta que las empresas deberían explorar es la capacidad de automatizar el aprovisionamiento de usuarios en Microsoft 365.

El aprovisionamiento de usuarios comprende el proceso de creación, gestión y mantenimiento de cuentas de usuario, que puede ser especialmente beneficioso cuando se incorpora un nuevo empleado, o si un empleado abandona la organización, y está dirigido por el proceso de RRHH con una aportación mínima de TI.

Esto se debe a que, en estos casos, los técnicos suelen tener la considerable carga de crear y añadir manualmente una cuenta de usuario al sistema Microsoft 365 de la empresa, actualizar los datos personales o bloquear y eliminar la cuenta de un usuario.

La automatización es esencial para ahorrar tiempo a los técnicos en la realización de esta tarea monótona y redundante, liberándoles para que puedan dedicar sus esfuerzos a otras áreas de la organización en las que puedan aportar más valor.

Automatización del flujo de trabajo

Power Automate es una potente herramienta que las empresas también tienen a su disposición dentro de la oferta de Microsoft 365.

Anteriormente conocido como Microsoft Flow, este software basado en la nube permite a los empleados crear y automatizar flujos de trabajo y tareas en múltiples aplicaciones y servicios sin ayuda de los desarrolladores.

Funciona a través de la creación de flujos de trabajo automatizados denominados ‘flows’, que se crean cuando el usuario especifica qué acción debe llevarse a cabo cuando se produce un evento específico.

Por ejemplo, los usuarios pueden ahorrar tiempo al archivar tweets que incluyan un hashtag específico en una lista de SharePoint, enviar un correo electrónico a un público determinado cuando se active una alerta de datos o recibir una notificación push cuando reciban un correo electrónico de su gestor.

Mediante la automatización de estos flujos, las organizaciones pueden simplificar tareas complejas y que consumen mucho tiempo, con la seguridad de que se completarán a pesar de la mínima intervención humana. Esto significa que los equipos pueden dedicar más tiempo a realizar otras tareas que no pueden automatizarse tan fácilmente y que requieren un mayor grado de compromiso humano.

Los usuarios pueden aumentar aún más la eficiencia utilizando Power Automate Desktop, una solución de automatización de procesos robóticos que les permitiría grabar y reproducir movimientos específicos del ratón, pulsaciones de teclas e interacciones con las ventanas.

Adopción de la automatización de procesos en toda la empresa

Para la gran mayoría de las empresas, el tiempo es dinero, por lo que todo el tiempo que se pueda ahorrar en la realización de tareas tediosas y de escaso valor es susceptible de beneficiar a una organización.

Las empresas que sólo se han sumergido en el mundo de la automatización de procesos están perdiendo una oportunidad primordial y rentable de impulsar la eficiencia, promover la productividad y aumentar las ventas, por lo que deberían considerar seriamente la adopción de un enfoque más coherente de la automatización.

Al automatizar sólo una cierta minoría de procesos y no abordar la plétora de otras áreas en las que la automatización de procesos puede ser valiosa, las empresas están anulando efectivamente el tiempo ahorrado a través de los esfuerzos de automatización existentes, lo que significa que se logra muy poco progreso con este enfoque.

Con un enfoque uniforme de la automatización de procesos que abarque a toda la organización, los líderes empresariales pueden empezar a ahorrar realmente tiempo y dinero valiosos, y mantener al personal centrado en lo que realmente importa para el éxito continuado de la empresa.

El objetivo principal de la automatización de procesos no es sustituir a las personas ni hacer que las funciones que desempeñan queden obsoletas, sino darles el espacio necesario para que realicen tareas que aporten el máximo valor a la empresa.


Acceda a la publicación original desde Aquí, en inglés.


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