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Ciclo de Vida de la Transformación Digital

Cuando una empresa plantea la Transformación digital, se encuentra con dos obstáculos principales, la falta de comprensión sobre qué es la Transformación digital y no saber cómo comenzar. El enfoque ya es un primer paso, porque te habrás dado cuenta de que no puedes perder competitividad debido a tu incompetencia digital, y la organización no está dispuesta a desaparecer en el futuro cercano si no haces nada al respecto.

Es importante tener en cuenta que la Transformación digital se refiere al uso de tecnologías digitales para lograr nuevos modelos de negocio donde los mundos físico y digital se mezclan, con mejoras disruptivas en la organización, volviéndose más competitivos, aumentando los ingresos, una mayor eficiencia y un mayor Cliente ( o la satisfacción del ciudadano), que producirá tres cambios principales en la organización: cambio en la línea de productos y servicios, cambio en la cadena de valor y cambio en el modelo de negocio.

El ciclo de vida de la transformación digital representa un viaje de innovación que busca la excelencia continua para responder con agilidad a posibles cambios económicos globales, competencia comercial, nuevas regulaciones, nuevas interrupciones tecnológicas para llegar y principalmente para responder a las nuevas expectativas de los clientes. Como cualquier gestión, es necesario incluir un primer paso de DEFINICIÓN (identificar el nuevo modelo de negocio digital y definir los objetivos o desafíos a alcanzar), un segundo paso de IMPLEMENTACIÓN (ejecución del nuevo modelo) y un tercer paso de EVALUACIÓN (monitorear el logro de objetivos estratégicos mediante el análisis de resultados y la observación de tendencias).

La transformación digital debe entenderse como un proceso de innovación permanente, que representamos como un ciclo continuo. Veamos en detalle cada una de estas tres fases principales del ciclo de vida de la Transformación digital:

1.- Fase de Definición de los tres cambios principales de la nueva Organización Digital:

 Cambio en la línea de productos y servicios; cambio en la cadena de valor; y cambio del modelo de negocio. Se deben seguir los siguientes pasos:

Fase de Definición de los tres cambios principales de la nueva Organización Digital

A) Etapa de innovación digital estratégica: un proceso que comienza por comprender las estrategias y objetivos de la organización, repensar completamente sus operaciones, para garantizar una propuesta de valor atractiva para los clientes. La visión digital y la estrategia comercial se traducen para lograr la transformación digital en cambios estructurales efectivos mediante la creación, comunicación y mejora de los requisitos, principios y modelos clave que describen el estado futuro de la organización y permiten su evolución digital.

Para hacer esto, es necesario aplicar la disciplina de Arquitectura Empresarial (EA) que proporciona la capacidad más completa para llegar a una comprensión común de cómo son realmente la infraestructura y el funcionamiento comercial (estrategias, operaciones, sistemas de información y tecnologías) y así conocer con mayor certeza qué, dónde, cuándo, cómo y por qué transformar digitalmente la organización. 

Con la Arquitectura Empresarial se articula el estado digital futuro deseado y su plan correspondiente para lograrlo, alineando la estrategia y los requisitos tácticos. Define las relaciones entre los tres activos principales de una empresa: negocios (estrategia, calidad, cadena de valor, línea de productos y servicios), organización (unidades funcionales, terceros, ubicaciones) y Procesos (Modelos de procesos, negocios, actividades, flujos). Este estudio permite identificar los procesos clave para adaptarse a los nuevos modelos de negocio, y qué cambios efectivos son necesarios para eliminar recursos que no aportan valor (personas, sistemas de información, tecnología, personas, objetos inteligentes …).

La transformación digital implica un cambio importante en la cultura organizacional, siendo un factor de éxito muy crítico para la eficiencia y efectividad de la transformación. El cambio organizativo provocado conduce a un cambio de actitud de los empleados, porque cambia la forma en que lo hacen y supervisa el trabajo de su responsabilidad. Change desafía a los trabajadores a aprender, adaptarse, asimilar información y alcanzar nuevas habilidades. Para que el cambio sea exitoso, se requiere que el empleado esté motivado, y para ello, deberá conocer los objetivos del cambio y contar con las herramientas y la información necesarias para su nueva forma de trabajar. 

Para gestionar el cambio digital, será necesario liderar sistemáticamente un proyecto paralelo que cree un clima para el cambio, involucre y capacite a toda la organización, motive a los involucrados en el cambio, asimile que es un cambio de mejora y se las arregle para implementar y mantener la transformación con logros a corto plazo y con el tiempo.

B) Etapa de modelado de procesos clave: Con los objetivos estratégicos y tácticos definidos en la Arquitectura Empresarial, se prioriza la modernización, racionalización y simplificación de los procesos comerciales actuales, así como la creación de los nuevos procesos clave necesarios para el nuevo replanteamiento comercial.

Las soluciones BPA (Business Process Analysis) identifican procesos de extremo a extremo, definiendo modelos de negocio (representación de procesos de negocio en BPMN – Modelo y notación de procesos de negocio); Realizando simulaciones en el modelo buscando ineficiencias, posibles errores operativos e inconsistencias; y analizar los factores que permiten y limitan el proceso, así como verificar que los modelos estén alineados con los objetivos estratégicos y objetivos de desempeño deseados.

2.- Fase de implementación de los procesos clave del negocio:

Una vez que tenga los modelos de los procesos clave, debe implementarlos, es decir, la automatización de los procesos de negocio para su ejecución en un BPM: Workflow engine (Business Process Management Workflow), teniendo en cuenta la integración necesaria con las Tecnologías ( SMACT: Redes sociales, movilidad, análisis o BigData, nube y cosas – Internet de las cosas).

Fase de implementación de los procesos clave del negocio

El motor BPM como orquestador (organizador, controlador y supervisor) se encargará de ejecutar las diferentes instancias de proceso (diferentes casos de cada modelo de proceso) respondiendo a todos los eventos que ocurran, asignando de manera óptima todas las tareas de manera prioritaria a los participantes en Un proceso a resolver a tiempo y buscando la satisfacción del cliente.

La trazabilidad completa se logra conectando los cuatro pilares principales en todas las áreas de la organización: 

  • DATOS (información comercial que fluye a través del flujo del proceso y la información inherente de la ejecución de las instancias del proceso por el motor BPM: flujo de trabajo); 
  • OBJETOS (los objetos inteligentes a través de sus sensores pueden enviar o recibir eventos para responder con una acción que interactúa con los procesos); 
  • ORGANIZACIÓN (gestión de los recursos involucrados en la ejecución del proceso, con asignación dinámica de participantes según sus roles); y 
  • PROCESOS (el motor almacena todos los datos relevantes del flujo del proceso para organizar de manera óptima los recursos, controlar la ejecución de actividades, ayudar en la toma de decisiones, responder a los eventos que ocurren y monitorear el desempeño mediante la gestión de métricas basadas en tiempo, costo, capacidad y calidad) .

3.- Fase de evaluación de la transformación digital para la gestión del desempeño y el cumplimiento de objetivos, con alineamiento a la estrategia de negocio y análisis de mejora continua

Se realiza en dos etapas:

A) Etapa de aprendizaje y análisis avanzado: la empresa digital siempre debe buscar la excelencia operativa, buscando la innovación competitiva. Para analizar qué innovación se requiere, la organización debe estudiar el desempeño actual de los 5 pilares principales:

  • Negocio,
  • Organización,
  • Objetos,
  • Datos y
  • Procesos) con métricas precisas y relevantes.

En la ejecución de los procesos clave que soportan los nuevos modelos de negocio de la Compañía Digital, se requiere procesar toda la información en tiempo real (a través de BAM – Monitoreo de Actividad Comercial ), de modo que tenga la capacidad de generar alertas o tomar decisiones ( reacción a eventos comerciales o cambios que se aplicarán para la mejora continua) de manera oportuna. El aprendizaje automático a través de la capacidad cognitiva apoyará la toma de decisiones de los participantes en el proceso comercial, ya que los ayudará a tomar mejores decisiones basadas en el análisis de la información y grandes volúmenes de datos. 

Junto con el análisis avanzado (Streaming Analytics con la aplicación de la metodología CEP – Complex Event Processing -) permitirá a la organización anticipar la detección de patrones de comportamiento a través de la correlación de eventos que le permiten identificar riesgos potenciales en las operaciones a tiempo o identificar oportunidades que requieren una acción inmediata.

Es necesario alinear el desempeño de los procesos comerciales clave que respaldan el nuevo modelo comercial digital con los objetivos estratégicos, de modo que se concentre el tiempo y los recursos necesarios para mejorar aquellos procesos que ayudan a lograr los desafíos estratégicos. Las organizaciones deben ser flexibles, estar preparadas para los diferentes cambios, pero siempre orientadas a su estrategia, para alinear el comportamiento de las personas hacia el logro de los objetivos estratégicos definidos. 

Para esto, la organización debe basarse en la metodología BSC o Balanced ScoreCard, que se basa en facilitar la transformación de la estrategia de una empresa en objetivos operativos medibles y relacionados, buscando la creación de valor y alineando la estrategia con las personas, los procesos, los recursos, el presupuesto y la satisfacción del cliente. Mediante el Balanced Scorecard posibilita el aprendizaje estratégico, una vez comprobadas las hipótesis de nuestras estrategias es fácil saber cómo llevar a la empresa a obtener su visión, se convierte en un proceso dinámico de retroalimentación permanente y si por ejemplo algún factor externo cambios, le permitirá ser proactivo y actuar rápidamente para adaptarse a las nuevas circunstancias.

B) Etapa de mejora continua para la optimización empresarial: dado el entorno cambiante y competitivo que enfrentan las empresas, es vital considerar una metodología para la mejora continua que permita un modelo de negocio digital optimizado, sostenible y rentable. Tres metodologías complementarias se destacan entre ellas en la búsqueda de la mejora continua de las operaciones de una organización:

  • Metodología Six Sigma, se enfoca en proporcionar un camino a seguir para mejorar continuamente la calidad del producto o servicio, buscando: ahorrar costos, eliminar la variabilidad y el desperdicio, aumentar la satisfacción del cliente y buscar el 99.9999% de efectividad.
  • Lean Methodology, proporciona un camino a seguir para mejorar continuamente la eficiencia en los procesos de fabricación o la prestación de servicios. Para este fin, se basa en la supresión dentro del proceso productivo de todo lo que no aporta valor. De esta forma, se logran resultados inmediatos en productividad, competitividad y rentabilidad del negocio.
  • Metodología de la teoría de restricciones de TOC, proporciona un camino para mejorar continuamente la capacidad de producción. Para esto se basa en atacar las restricciones (la restricción es todo lo que nos obstruye o condiciona para alcanzar nuestra meta) que limitan la capacidad de los procesos productivos.

Publicado originalmente en albatian.com .

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