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10 Razones por las que la Implementación de un sistema ERP Falla

Hay varias garantías que vienen con la implementación del software de planificación de recursos empresariales (ERP). Desde la solución de sus problemas de entrega de servicios, la recopilación de datos hasta el ahorro en costos, la implementación de una solución ERP puede aportar numerosos beneficios para cualquier empresa. Sin embargo, hay muchas cosas que pueden salir mal durante y después del proceso de implementación. Desafortunadamente, la mayoría de estos problemas no se pueden solucionar simplemente arrojando dinero.

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El paquete ERP típico contiene entre 10 y 25 módulos diseñados para automatizar casi todos los aspectos de sus procesos de negocios e integrar todos los departamentos en una plataforma / solución. Al integrar una solución ERP con su infraestructura existente, es probable que surjan problemas. Confiar en la tecnología para resolver un problema de negocios es solo una parte de la solución. Sin el apoyo de la alta gerencia, los planes de implementación ciertamente fallarán.

Las fallas pueden tomar muchas formas, incluida la interrupción de la producción, un funcionamiento considerablemente fuera del presupuesto o no lograr el retorno de la inversión deseado. Muchos expertos reconocen que la mayoría de las veces, el fracaso de la implementación de ERP se debe principalmente a personas y, rara vez, a la naturaleza del software.

Por ejemplo, se puede culpar al fracaso a la alta gerencia por proporcionar recursos inadecuados; en los gerentes de proyecto por los plazos faltantes o la subestimación de costos; y en los empleados por resistir el cambio por temor a perder sus roles en soluciones de software. Pero a decir verdad, hay varias razones por las cuales la implementación de ERP puede fallar además de las anteriores. Algunos de ellos se destacan a continuación:

1.- Falta de establecimiento de expectativas realistas

La mayoría de los proyectos comienzan con mucho entusiasmo y las expectativas de éxito son altas. Sin embargo, muchas organizaciones cobran por adelantado sin un plan y definen claramente sus requisitos comerciales y los objetivos que desean lograr. Esta es una receta para el fracaso. Es importante evitar cargar por delante sin objetivos claros. Las organizaciones deben desarrollar sus propios puntos de referencia y definir claramente qué se puede considerar exitoso o como un fracaso, y los reveses que es probable que encuentren.

No confíe demasiado en los proveedores de ERP. Es posible que le proporcionen información relevante sobre las mejores prácticas, pero solo pueden llevarlo hasta el momento. Las organizaciones no deben dejar que el software defina sus procesos de negocio. Es importante que comprendan bien sus requisitos comerciales y que alineen el software con eso, no al revés.

2.- Fracaso para abrazar el cambio

La mayoría de las empresas tienden a ver la implementación de ERP como opcional o como un símbolo de estado, en lugar de considerarlo un activo crítico para el negocio. Como tal, no se hace ningún esfuerzo para evaluar la aceptación del nuevo sistema por parte del usuario. Pero es incorrecto subestimar cualquier cambio en la organización, ya que puede resultar desastroso para la organización.

Para evitar este problema, las organizaciones deben prepararse para cualquier cambio que surja de la implementación de ERP. Deben buscar opiniones del personal e involucrarlos en el proceso desde el principio. También es importante evaluar si la solución es compatible con la cultura organizacional para realizar ajustes cuando sea necesario. Las organizaciones también deben ayudar a los empleados a adaptarse a los cambios que podrían ocurrir con la implementación de la solución.

3.- Falta de compromiso por parte de los grupos de interés clave

Al igual que cualquier otro proyecto de la compañía, la implementación de ERP requiere el apoyo de todos los interesados ​​clave. Sin embargo, si los altos ejecutivos están demasiado ocupados para ser parte del proceso de implementación o no están dispuestos a asignar recursos para el proyecto, puede ser un gran golpe para el proceso de implementación.

Es cierto que llamar la atención de los altos ejecutivos puede ser una tarea difícil. Pero una forma en que uno puede hacer eso es “mover el queso” como lo acuñó Carl Wilson. Argumenta que para que los ejecutivos se incorporen, debe reconocer, recompensar y compensar a los ejecutivos que estén dispuestos a aprender más o a involucrarse en el sistema.

Si desea que participen todos los interesados, deberá ofrecer capacitación, entrenamiento y cualquier otra actividad que pueda ayudarlo a lograr este objetivo. Educar al equipo ejecutivo sobre la escala y el riesgo de una instalación de ERP es una buena idea. Muchos ejecutivos están tan ocupados con los compromisos laborales cotidianos que no pueden absorber toda la información sobre ERP.

Es muy probable que lo vean como un proyecto de TI más y no como una forma viable de automatizar los procesos existentes. Es igualmente importante advertir a las partes interesadas que, independientemente de las grandes recompensas que vienen con la implementación de ERP, el proyecto también está expuesto a altos riesgos. Puede agregar que para minimizar estos riesgos requerirá su atención y participación.

4.- Falta de gerentes de proyecto competentes

La gestión deficiente de los proyectos está muy extendida en muchas organizaciones. Cuando logras que un grupo de personas se involucre en ciertas actividades, especialmente las actividades que son intensas como la implementación de ERP, seguramente habrá problemas. Se necesita un buen liderazgo para mantener el rumbo y hacer que las personas sean responsables. Para evitar este problema, contrate a alguien para que se haga cargo de la implementación y la administración, si no puede encontrar a alguien que esté calificado, contrate externamente. Puede utilizar los servicios de un tercero que puede actuar en su lugar.

5.- Fallo al modificar o alinear el sistema con los procesos de negocio

La mayoría de las soluciones ERP fallan porque las organizaciones no tienen idea de si el sistema está funcionando o no. En grandes proyectos como este, hay cosas que siguen como se planificaron o se previeron, pero aún así hay cosas que no suceden como se planearon. Por este motivo, la mayoría de las soluciones de ERP deben modificarse en algún momento para alinearlas con el estado actual del negocio. Sin embargo, antes de realizar los cambios o actualizaciones necesarios, primero deberá identificar las áreas que necesitan mejoras.

La mayoría de las soluciones ERP no fallan por completo, pero son las partes pequeñas o las piezas las que no funcionan correctamente y que terminan descarrilando todo el proyecto. Algunos de estos pequeños fallos pueden incluir el uso del tipo de software incorrecto y solo darse cuenta de ello solo unos días después de la implementación, o incluso no darse cuenta de ello en absoluto.

Una vez más, la organización podría haber ignorado cómo sus procesos de negocio se ven afectados por la implementación e introducir personalizaciones que funcionan contra los beneficios esperados. En este sentido, la organización necesita evaluar qué problemas específicos podrían estar retrasando el éxito del proyecto y proporciona medidas para remediarlos.

6.- Falta de presupuesto para software complementario

En muchos casos, las organizaciones no saben que podrían tener que obtener algún software adicional, durante y después del proceso de implementación. Esto significa que no hay presupuesto reservado para cubrir dichos gastos. Como resultado, estos complementos se ignoran, lo que provoca el fallo de las piezas, si no todo el sistema ERP. Es recomendable tener un presupuesto para, por ejemplo, parte del alcance de la implementación del ERP.

7.- Ignorar las deficiencias comunes de aplicación

Muchas organizaciones tienden a pasar por alto algunos requisitos, mientras que son necesarios para la implementación exitosa de la solución ERP. En otros casos, es posible que algunas de las funcionalidades del sistema no funcionen como se espera.

También puede haber una falta de administración adecuada cuando se trata de la delegación de autoridad de aprobación de flujo de trabajo y esto podría causar riesgos de seguridad. Además, puede haber falta de acceso de consulta a las configuraciones durante todo el proceso de implementación y también la falta de un registro de auditoría basado en el sistema para los desafíos críticos del sistema. Ignorar estas debilidades en lugar de resolverlas puede llevar al fracaso de la implementación del ERP.

8.- Confianza excesiva en los consultores

Dependiendo de los consultores, demasiado podría ser un fracaso empresarial, ya que corre el riesgo de hacer que su equipo sea redundante. La empresa necesita mantener el control de sus procesos comerciales clave y responsabilizar a los consultores. También debe proporcionar una transición sin problemas de los cargos ejecutivos y otros cargos gerenciales, y también garantizar que el conocimiento se transfiera a cada nuevo miembro del personal.

9.- Cargar el proceso de implementación en el departamento de TI

Si bien el proceso de implementación de ERP requiere una gran participación del departamento de TI, no son propietarios del proceso de fabricación y financiero y, por lo tanto, no pueden dirigir el cambio en estas áreas. Es posible que también desconozcan los componentes que componen el software y esto es algo que puede costar mucho a la organización. Incorporando solo empleados que son expertos en el proceso de negocios clave de la compañía y que pueden ofrecer soporte directo para la implementación de ERP en departamentos específicos.

10.- Falta de formación adecuada de los usuarios finales

Muchas veces después de la implementación de ERP, las organizaciones asumen que sus empleados están bien adaptados para usar el sistema ERP y no invierten en su capacitación porque están más interesados ​​en hacer las cosas. La alta dirección debe designar un embajador del proyecto o embajadores que entiendan la solución ERP a través de y por medio. Esta persona (s) debe ser capaz de capacitar a otros empleados sobre el uso y las funcionalidades del sistema. Esta estrategia puede aumentar las posibilidades de éxito de la implementación de ERP.

Conclusión

Una solución ERP es una iniciativa empresarial que puede transformar el negocio positivamente y traer beneficios a largo plazo. Por lo tanto, es importante delinear los objetivos que la organización quiere lograr con el software ERP. También debe asegurarse de involucrar al personal clave y las partes interesadas, al tiempo que se asegura de que estén bien capacitados sobre cómo utilizar mejor la solución. Al hacer esto, la compañía puede reducir significativamente cualquier posibilidad de falla en la implementación de ERP.

Publicado originalmente en Predictive Analytics Today .com

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